在TOYOTA公司，只要是業務上的文件，全部都是彙整在一張A3或A4的紙上，這個習慣已成為TOYOTA根深蒂固的文化。無論什麼種類或者多麼複雜的內容，原則上就是製作成「紙一張」！

只靠「紙一張」，工作就能產生戲劇性的變化

「淺田君！你做的文件非常好！明天我要呈上去給總經理看喔！」上司說著，就把我做的一張文件交還給我。

這是我在二十多歲任職於豐田汽車股份有限公司（以下稱TOYOTA）時所親身體驗的事。老實說，當時我嚇到了，因為我還是新手，我做的文件大都是呈給課長或室長、再上去就是由經理、常務董事批准過目……。

但是，這張文件第二天真的送到總經理眼前，後來更發展成一個非常大的專案。自己做的「一張文件」居然在龐大的組織中一關一關地通過，最後還能大幅推展工作，這是我在TOYOTA工作時期親身學習到的技術之一。

TOYOTA員工開會時必須做的「一件事」?

員工手中拿著一張文件—在我過去任職的TOYOTA，這是理所當然的情景。例如，每週一次召開的工作進度會議。團隊領導和十幾位員工手中都有一張已經統整在A3的個人工作進度表。和主管做簡單討論時，部屬也必定帶著一張文件。不管需要花多少小時的大型會議，其會議紀錄也只是一張A3或A4紙。

「TOYOTA的紙一張」有三個特徵：

1. 一眼即可看到整體（一覽性）

2. 有框格（架構）

3. 每個框格都有標題（主題）

關於這些特徵，我在TOYOTA時並未接受指導，但當你接觸到三千張以上的「紙一張」之後，就會發現這三個特徵。也許你會想：「沒有什麼特別厲害的特徵啊？」確實，這並沒有特別標新立異或獨特的特徵。但事實上，這三個不特別厲害的特徵，正是我在TOYOTA學到「紙一張」之所以發揮功效的重要架構。

你的文件是否發揮「功效」？

你曾經叫過「外送披薩」嗎？這是我曾經發生過這樣的事。有一次，四個同事借了一間會議室召開讀書會，沒想到讀書會比預期還熱烈，肚子雖餓但還是希望讀書會能夠繼續。剛好會議室有一張外送披薩菜單，大家便很快地決定訂披薩。

訂披薩吧！大家湊過來一起看著菜單，一張A4大小的菜單正反兩面有各式各樣的披薩口味。但是要訂什麼披薩呢？四個人的份量該選哪一種尺寸？選擇什麼口味？餅皮哪一種好吃？結果為了決定訂哪一種披薩花了不少時間。加上電話那頭的店員手中的菜單和我們的菜單不同，無論怎麼努力說明對方還是無法了解。

請問我們會在何種情況訂披薩呢？大部分的人都是「為了節省時間」才會選擇訂披薩。對於有此種需求的人需要的菜單，是能快速訂購不花時間便可簡單決定點餐內容的菜單。很可惜我們所看到的菜單並沒有發揮這些功能。雖然餐點全部排列在一張紙的正反兩面，但是卻無法一眼掌握內容，是一張沒有作用的菜單。

如何使「單純的一張紙」轉變成「能發揮功效的一張紙」

無論你怎麼努力將工作所需的資料整齊又美觀地整理在一張紙上，如果沒有發揮功效，也不過是一張紙。例如：一份企劃書的內容，能獲得上司或經營層的認可，表示可以執行，那份企劃書才有價值；會議記錄的話，也得讓未參加會議的人閱覽時能快速了解討論的內容。

無論什麼文件都有它必須發揮的功用。行不通的企劃書，內容再多也沒有意義；無法掌握業務內容的營運報告書、或沒有重點的會議紀錄也都沒有意義。那麼，如何讓它成為一張有用、能發揮功能的文件呢？

這時，前述「TOYOTA的『紙一張』」所提及的三個特徵就可以幫助你。今後當你開始製作文件時，請先務必確認是否具備以下三個特徵：「一眼即可看到整體（一覽性）」、「有框格（框格）」、「每個框格都有標題（主題）」

這三個特徵有時全需要用到，有時只要用到一、兩個，就算文件只有一張紙，也可以使你的文件蛻變成有功用的「紙一張」！

全球頂尖企業TOYOTA，如何只用「一張紙」作到資訊彙整、思緒整理與清楚溝通？更多精采內容詳見《在TOYOTA學到的，只要「紙1張」的整理技術》！

資料來源：CHEERS雜誌  http://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5075235&page=2